דואגים למסלול לא רק למטוס: מדוע יכולת דליברי פרויקטים חיונית להצלחת הפרויקט

רק כאשר יש לנו טייסים מיומנים ונמל תעופה מתופעל היטב, הפועלים בהרמוניה (יכולת דליברי פרויקטים), יכול ארגון להשיג באופן עקבי את יעדיו האסטרטגיים ולהניע ערך עסקי אמיתי.

בעולם העסקי, אנחנו נוטים למדוד את הצלחת הפרויקט לפי כישורי מנהל הפרויקט. אנחנו מהללים את יכולתו לנהל תקציבים, לצמצם סיכונים ולהוביל תוכנית מורכבת אל קו הסיום. התמקדות זו מובנת; יכולות מנהל הפרויקט הן קריטיות. אבל הן מספרות רק חצי מהסיפור.

כדי להצטיין באמת, ארגון צריך להבין את ההבחנה הקריטית – ואת הקשר ההדדי – בין יכולת ניהול פרויקטים לבין יכולת דליברי פרויקטים.

חשבו על מנהלי הפרויקטים שלכם כעל טייסים. הם אנשי מקצוע מיומנים, אשפים במלאכתם. הם מבינים את המכניקה של המטוס (תוכנית הפרויקט), יודעים לנווט בטלטלות (לנהל סיכונים) ואחראים להביא את הנוסעים (בעלי העניין) ליעדם בזמן. הכישורים שלהם – מתכנון אסטרטגי ועד לתקשורת עם בעלי העניין – הם הבסיס ליכולתם לבצע טיסה מוצלחת. זוהי יכולת ניהול הפרויקטים שלכם.

כעת, התבוננו בשדה התעופה. זוהי המערכת האקולוגית כולה שהופכת את הטיסה לאפשרית: מגדל הפיקוח, צוותי התחזוקה, שירותי הקרקע, מסלולי ההמראה ואספקת הדלק. היעילות, התשתית והתיאום של שדה התעופה משפיעים ישירות על יכולתו של הטייס להמריא, לטוס ולנחות בבטחה. טייס, מוכשר ככל שיהיה, מוגבל על ידי מערכת פיקוח תעבורה לא מתפקדת, מסלול המראה מוזנח או משאית דלק שמתעכבת. זוהי יכולת דליברי הפרויקטים שלכם.

---

ההבחנה המכרעת

יכולת ניהול פרויקטים היא סט של כישורים טקטיים המתמקדים בפרויקט הבודד. היא עוסקת ב"איך" של פרויקט אחד: איך אנחנו מנהלים את היקפו, לוח הזמנים והמשאבים שלו.

יכולת דליברי פרויקטים, לעומת זאת, היא עוצמה ארגונית. היא עוסקת ב"מה" וב"מדוע" של כלל הפרויקטים: התרבות, המערכות והתהליכים המאפשרים לארגון כולו לבצע פרויקטים ביעילות. זוהי היכולת לבחור את הפרויקטים הנכונים, להתאים אותם עם האסטרטגיה העסקית ולוודא שהמחלקות פועלות בסינרגיה.

כאשר פרויקט נכשל, הנטייה המיידית היא להאשים את הטייס – מנהל הפרויקט. אבל לעתים קרובות, הגורם השורשי טמון בשדה התעופה. האם הפרויקט נבחר בצורה אסטרטגית? האם התקציב הדרוש אושר בזמן? האם המשאבים הנדרשים הוקצו כראוי?

---

סינרגיה להצלחה: שלושה עמודי תווך

השחקנים המרכזיים שאחראים לדליברי פרויקטים בארגון (סינרגיה)

דליברי פרויקטים יוצא דופן אינו ספורט יחידני; זהו מאמץ קבוצתי. יכולת דליברי פרויקטים חזקה מעצימה את מנהלי הפרויקטים שלכם להגיע למלוא הפוטנציאל שלהם. מדובר בבניית "שדה תעופה" איתן, המאפשר ל"טייסים" שלכם לבצע את המיטב.

סנרגיה אמיתית מושתתת על שיתוף פעולה בין שלושה גורמים מרכזיים:

1.      הצטיינות מקצועית ביכולות ניהול פרויקטים

על הארגון להשקיע באופן מתמיד בהעלאת הבשלות המקצועית של מנהלי הפרויקטים. הדבר מושג על ידי הטמעת כלים תומכים, שיפור שגרות הניהול, ופיתוח מיומנויותיהם באמצעות הכשרות וליווי אישי (מנטורינג).

2.      מחויבות ובעלות מצד מנהלי המשאבים

מנהלי המשאבים משמשים כבסיס התמיכה של הפרויקט. נדרש מהם להבטיח את מחויבות הצוותים לביצוע מיטבי של משימות על פי התכולה ולוח הזמנים שנקבעו. בנוסף, עליהם לוודא שימוש בכלי הניהול המשותפים של הארגון ולקבל את מנהל הפרויקט כמוביל האחראי על הצלחת הפרויקט. תפקידם הוא לסייע לו להצליח במשימתו הארגונית ולכבד את אחריותו.

3. מעורבות אקטיבית של ההנהלה ובעלי העניין

הנהלה תומכת היא מגדל הפיקוח של הפרויקטים. עליהם להיות מעורבים באופן אקטיבי - להיות זמינים לפתרון בעיות משמעותיות, לסייע בקבלת החלטות קריטיות ולהסיר חסמים (בירוקרטיים, פוליטיים או תהליכיים). בנוסף, עליהם להבטיח את מחויבות מנהלי המשאבים ולדאוג שהפרויקט יישאר מיושר עם היעדים האסטרטגיים של החברה.

---

מצוינות אמיתית דורשת גם טייסים מיומנים שיודעים לנווט בכל טלטלה, וגם שדה תעופה משומן היטב, המספק את התשתית והתמיכה הדרושים להם כדי להצליח. רק כאשר שתי היכולות הללו פועלות בהרמוניה, יכול ארגון להשיג באופן עקבי את יעדיו האסטרטגיים ולהניע ערך עסקי אמיתי.